Der Arbeitsplatz von heute muss flexibel und anpassungsfähig sein, um die Bedürfnisse der modernen Mitarbeiter zu erfüllen. Als EIT InnoEnergy seine traditionellen Büroräume angesichts der Veränderungen nach der Pandemie optimieren wollte, ermöglichte ShareSpace eine schlanke Miettransaktion für ein optimiertes Serviced Office. Wir haben uns mit Jolanta Łomakin, Assistentin der Geschäftsführung bei EIT InnoEnergy Central Europe, zusammengesetzt, um mehr Details zu erfahren.
EIT InnoEnergy ist einer der weltweit größten Investoren in nachhaltige Energieinnovationen. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Unterstützung der Energiewende und ist eine führende Kraft bei der Entwicklung nachhaltiger Energie und stellt die Technologien und Kompetenzen bereit, die zur Erfüllung des EU Green Deal und der europäischen Dekarbonisierungsziele erforderlich sind.
EIT InnoEnergy wird vom Europäischen Innovations- und Technologieinstitut (einer Initiative der Europäischen Union) und von Anteilseignern unterstützt, die zu den weltweit führenden Innovatoren im Bereich der nachhaltigen Energie und Industrie gehören. Dazu gehören TOTAL, EDF, Volkswagen, Capgemini, Schneider Electric und Tauron.
"Das Hauptkriterium für unsere Wahl war die Flexibilität des Raums. [...] Wir wollten sicherstellen, dass wir die bestmögliche Entscheidung für unser Unternehmen treffen. ShareSpace lieferte konkrete Daten, die es uns ermöglichten, diese Entscheidung zu treffen."
-Jolanta Łomakin, Assistentin der Geschäftsführung bei EIT InnoEnergy Central Europe
Können Sie unseren Lesern InnoEnergy vorstellen?
InnoEnergy ist ein europäisches Unternehmen, das im Jahr 2010 gegründet wurde. InnoEnergy investiert in innovative Projekte im Bereich der grünen Transformation, d.h. der Energiegewinnung aus erneuerbaren Quellen.
Neben unserem Büro in Krakau ist InnoEnergy in Deutschland, Frankreich, Schweden, Portugal, Spanien, den Niederlanden und den USA vertreten.
Können Sie uns ein wenig mehr über das Arbeitsmodell erzählen, das Sie bei InnoEnergy eingeführt haben?
Seit der Pandemie arbeiten wir mit einem hybriden Arbeitsmodell. Obwohl im letzten Herbst die Idee aufkam, fast vollständig zur Arbeit im Büro zurückzukehren, haben sich die Mitarbeiter so sehr an die Möglichkeit der Telearbeit gewöhnt, dass unsere Geschäftsleitung beschlossen hat, das hybride Arbeitsmodell beizubehalten. Je nach Aufgabe können die Mitarbeiter von InnoEnergy Central Europe entscheiden, wann sie ins Büro kommen und wann sie lieber von zu Hause aus arbeiten möchten.
Wie Sie bereits erwähnten, hat die Pandemie die Notwendigkeit der Optimierung Ihrer Büroflächen deutlich gemacht. Können Sie uns mehr dazu sagen?
Unser früheres Büro war zwar recht schön, aber ein großer Teil der Fläche wurde nicht genutzt, da viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiteten. Dadurch wirkte das Büro leer und verwaist. Man könnte sagen, es fehlte etwas Leben.
Anfangs überlegten wir, ob wir weiterhin ein herkömmliches Büro mieten sollten. Im Laufe der Zeit stellten wir jedoch fest, dass auch ein Umzug in ein kleineres Büro das Gefühl der Leere nicht beseitigen konnte. Der nächste Schritt war die Entscheidung, ein Büro mit Service zu mieten. Uns gefiel die Idee eines gemeinsamen Raums mit anderen Mietern, in dem wir uns treffen und mit anderen sprechen konnten.
Wie verlief der Prozess der Bürosuche und -anmietung?
Zunächst haben wir uns überlegt, in welchem Teil von Krakau wir unser neues Büro einrichten wollten. In dem Moment, in dem wir uns für die Anmietung eines Dienstleistungsbüros entschieden, recherchierten wir selbst nach verfügbaren Standorten. Dabei sind wir auf die Suchmaschine ShareSpace gestoßen, mit der wir vier mögliche Büros gefunden haben. Dank der verfügbaren Filter konnten wir die Suche eingrenzen. In dieser Phase haben wir ShareSpace kontaktiert, um weitere Details zu erfahren. Ein Berater setzte sich kurz darauf mit uns in Verbindung.
Es dauerte zwei Arbeitstage, bis wir Besichtigungstermine für alle vier Arbeitsräume vereinbaren konnten. Für die Besichtigung der Büros selbst benötigten wir einen Tag. Der spätere Entscheidungsprozess war komplexer und nahm etwas mehr Zeit in Anspruch.
Welches war das Hauptkriterium für die Wahl des Büros?
Das Hauptkriterium für unsere Wahl war die Flexibilität des Raums. Als wir uns zwischen den beiden endgültigen Büros entscheiden mussten, haben wir etwa anderthalb Monate gebraucht, um mit den Betreibern der Räume zu sprechen. Unser Ziel war es, herauszufinden, wie viele Änderungen an den Räumlichkeiten vorgenommen werden können. Wir wollten sicherstellen, dass wir die bestmögliche Entscheidung für das Unternehmen treffen. ShareSpace lieferte konkrete Daten, die es uns ermöglichten, diese Entscheidung zu treffen.
Wie sah die Kommunikation mit den Bürobetreibern aus?
Nach der Besichtigung der Büroräume wurde uns ein Profil [auf ShareSpace] eingerichtet, über das wir mit den Raumbetreibern kommunizieren konnten. Das ist eine sehr praktische Lösung, denn die gesamte Kommunikation konnte über dieses Tool erfolgen.
Wie hat das über ShareSpace gefundene Büro Ihre Erwartungen erfüllt?
Unser neues Büro hat unsere Erwartungen in vielerlei Hinsicht erfüllt. Es gibt einen Gemeinschaftsbereich, und die Räumlichkeiten selbst sind modern und schön eingerichtet. Auch der Standort mit seinen guten Anreisemöglichkeiten spricht für sich. Die Mitarbeiter können verschiedene Annehmlichkeiten nutzen, darunter auch Fahrradabstellplätze (wir haben eine Reihe von Fahrradpendlern, daher war dies ein wichtiger Faktor für uns).
Neben einem funktionalen Gemeinschaftsbereich wollten wir auch gut geschnittene Büroräume für unser Unternehmen. Neben mehreren Büros stehen uns auch zwei kleine Räume zur Verfügung. Natürlich können auch weitere Räume und Telefonkabinen gebucht werden.
Sie haben erwähnt, dass das letzte Büro von InnoEnergy ein traditioneller Arbeitsraum war, während das neue Büro ein flexibler Raum (mit Service) ist. Welche Unterschiede haben Sie zwischen dem vorherigen und dem aktuellen Büromodell festgestellt?
Rein formal gesehen müssen wir uns jetzt um weniger Rechnungen kümmern. Wir müssen uns zum Beispiel nicht mehr darum kümmern, ob Getränke, Kaffee oder Reinigungsmittel bestellt wurden... All das wird bereitgestellt, und wir erhalten eine Rechnung für all diese Dienstleistungen. Das ist eine sehr bequeme Lösung.
Inwiefern ermöglicht ein Büro mit Serviceleistungen eine effektive Vernetzung und Gemeinschaftsbildung?
Der Gemeinschaftsraum, hauptsächlich eine Küche mit angrenzendem Ess- und Aufenthaltsbereich, eignet sich hervorragend für die Vernetzung mit anderen Büromietern. Das ist einer der Gründe, warum wir uns entschieden haben, von einem herkömmlichen Büro auf ein Büro mit Service umzusteigen. Während der Pandemie, als die Zahl der im Büro arbeitenden Personen deutlich zurückging, vermissten wir mehr soziale Interaktionen und den Aufbau neuer Kontakte, beides ist für uns sehr wichtig.
Der Umzug in den neuen Standort ist nun fast zwei Monate her. Wie gefällt den Mitarbeitern das neue Büro?
Obwohl viele Mitarbeiter im vorherigen Büro in einem Großraumbüro gearbeitet haben, hat dieses System nicht ganz so gut funktioniert.
Viele Mitarbeiter waren auch dafür, in ihren Teams in kleineren Arbeitsbereichen zu arbeiten. Jetzt, im neuen Büro, findet jeder einen Platz für sich selbst, was diesen Arbeitsbereich sehr viel angenehmer gemacht hat.
Gibt es einen Rat, den Sie anderen Unternehmen geben würden, die ein Büro suchen?
Die Hinzuziehung eines Beraters ist wahrscheinlich der beste Rat, den ich persönlich Unternehmen geben kann, die ein Büro suchen. Er beschleunigt den Prozess der Bürosuche ungemein. Wir konnten jederzeit auf das Expertenwissen des Beraters zählen und davon profitieren. Dazu gehören zum Beispiel formale und rechtliche Fragen sowie Fragen im Zusammenhang mit dem Mietvertrag, aber nicht nur das. Wir konnten auch auf die Beratung in Fragen der Funktionalität der Räume und ihrer Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse unseres Unternehmens zählen. Auf diese Weise konnten wir potenziell wichtige Aspekte des Mietvertrags berücksichtigen, an die wir vorher nicht gedacht hatten.
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ShareSpace ist der weltweit erste End-to-End-Marktplatz für Bürovermietung, der Unternehmen mit traditionellen und flexiblen Raumanbietern verbindet. ShareSpace hat einen komplexen Vermietungsprozess entwickelt, der eine Suchmaschine mit Echtzeitverfügbarkeit von Büros und Preisen sowie ein funktionales Kommunikationspanel umfasst. Das Unternehmen leistete Pionierarbeit bei der Nutzung der Blockchain-Technologie für die sichere Online-Unterzeichnung von Mietverträgen. Setzen Sie sich mit unserem Berater in Verbindung oder nutzen Sie die ShareSpace-Suchmaschine, um eine große Auswahl an Serviced Offices und traditionellen Büros zu finden. Durchsuchen Sie traditionelle Büros in Krakau und Coworking Spaces in Krakau.
