Als Tribe47, ein Unternehmen für digitales Marketing, feststellte, dass das bisherige Büro nicht mehr den Anforderungen entsprach, war es Zeit für eine Veränderung. Das Unternehmen wandte sich an ShareSpace, um einen Raum zu finden, in den Mitarbeiter und Management gerne kommen würden.

Martyna Łapaj, Senior HR Specialist, Mitglied des Management-Teams bei Tribe47 und Head of Recruitment bei Talent47, hat sich mit uns zusammengesetzt, um darüber zu sprechen, wie sich ihr Prozess der Bürosuche seit der Nutzung von ShareSpace verändert hat und wie der neue Standort Tribe47 hilft, seine Geschäftsziele zu erreichen und gleichzeitig das Unternehmen zusammenzubringen.

Können Sie uns zu Beginn etwas mehr über Tribe47 erzählen? Was machen Sie eigentlich?

Im Moment würde ich Tribe47 als einen digitalen Partner für digitale Unternehmen beschreiben. Wir sind eine 360-Marketing-Agentur, die Beratung, Entwicklung und Umsetzung von Strategien für unsere Kunden anbietet. Bei Talent47 - das ebenfalls zu Tribe47 gehört - konzentrieren wir uns auf die Rekrutierung von digitalen Marketern.

Zwischen digitalem Marketing, Recruiting und Beratung ist die Arbeit, die Sie bei Tribe47 leisten, sehr vielseitig. Gab es in Ihrem vorherigen Büro irgendwelche Herausforderungen bei der Unterstützung dieser verschiedenen Arten von Aufgaben?

Ja, wir hatten selbst mit so grundlegenden Dingen wie der Internetverbindung in unserem vorherigen Büro Probleme; mittlerweile ist alles, was wir in der Firma tun, digital, daher ist ein gutes Wi-Fi-Netzwerk unerlässlich. Außerdem hatten wir Probleme mit dem Standort und der Bereitstellung von Parkplätzen für unsere Kunden. Unser altes Büro war auch zu „offiziell“, wir sind ein wirklich junges und dynamisches Unternehmen, während die meisten anderen Unternehmen im Gebäude Anwaltskanzleien waren. Wir hatten einfach das Gefühl, dass wir eine andere „Ausstrahlung“ hatten. Der letzte wichtige Punkt betraf eher die Art und Weise, wie das Büro geführt wurde. Wir waren auf der Suche nach einer besseren Kommunikation mit der Büroverwaltung. Sie waren in dieser Hinsicht nicht einfach, denn sie waren eher altmodisch und überhaupt nicht digital.

Sie haben kürzlich ein Büro mit ShareSpace-Lösungen in nur 2 Monaten gemietet. Wenn Sie zurückblicken, wie sah Ihr Büro-Suchprozess vorher aus? Wie hat er sich seit der Zusammenarbeit mit ShareSpace verändert?

Unser alter Prozess war weniger intuitiv und einfach zeitaufwändiger. Früher musste ich die ganze Arbeit der Bürosuche übernehmen, obwohl ich keine Kenntnisse in diesem Bereich hatte. Mir wurde gesagt: „Das ist dein Budget, das ist die Anzahl der Arbeitsplätze, such dir etwas Schönes.“ Da ich über Google suchte, hat mich das viel Zeit gekostet und war wirklich chaotisch. Jetzt hat sich das sehr geändert.

Was ich sagen will, und ich wiederhole es vielleicht noch einmal, ist, dass ShareSpace mir geholfen hat, Zeit zu sparen. Das war eine große Verbesserung! Außerdem habe ich ShareSpace anfangs nur als Suchmaschine gesehen, aber dann habe ich gemerkt, dass man dort alles machen kann, einschließlich Recherche und Terminplanung.

Als es um die Anforderungen ging, haben Sie erwähnt, dass Sie einen Ort wollten, der zur Unternehmenskultur passt und gut gelegen ist. Hatten Sie noch andere Anforderungen? Wenn ja, wie lauteten sie?

Wi-Fi und eine gute zentrale Lage des Büros waren natürlich sehr wichtig, aber ich wollte auch einen Ort finden, der verschiedene Arbeitsbereiche bietet, in die man sich zurückziehen kann, um sich zu konzentrieren, und auf jeden Fall einen offenen Raum - darauf konnten wir nicht verzichten. Ein Ort, an dem wir in einem großen Raum zusammen sein können, ohne dass sich jemand beschwert, dass wir zu laut sind. Und ja, wir brauchten unbedingt große Besprechungsräume. Das war wirklich wichtig, denn unsere Kunden können bis zu 6 Personen in ihrem Team haben, und wir können 6 bis 10 Personen in unserem Team haben, wenn wir uns treffen.

Wir wollten eine bessere Atmosphäre mit der Gemeinschaft innerhalb des Coworking Space - unser Team besteht aus offenen Menschen, die sich gerne vernetzen, also suchte ich nach einem Büro, das mir Zeit für verschiedene Integrationsaktivitäten spart. Die WeWork-Community hier organisiert Dinge wie Wettbewerbe und Treffen. Wir wollten einen Ort finden, der über eine Dachterrasse oder einen Innenhof verfügt - einen Ort, an dem man draußen arbeiten kann. Das ist etwas, was die Leute im Sommer an unserem vorherigen Büro sehr mochten.

Wie sieht es mit Ihrem Arbeitsmodell aus? Für wie viele Mitarbeiter wollten Sie Platz schaffen?

Zuvor waren wir ein Bürounternehmen, das Telearbeit zuließ, und wir mieteten ein Büro, in dem wir alle untergebracht werden konnten - 39 Mitarbeiter und 39 eigene Schreibtische. Aufgrund der Pandemie wurde unser Arbeitsmodell mehr zu einem „Do as you like“. Im Moment könnte man sagen, dass unser Modell „hybrid“ ist. Im neuen WeWork-Büro haben wir uns für 24 Schreibtische entschieden, weil wir wissen, dass manchmal nicht einmal 20 Leute kommen. Obwohl wir in Bezug auf die Anzahl unserer Mitarbeiter gewachsen sind, benötigen wir jetzt weniger Platz.

DasBüro, das Ihren Anforderungen am besten entsprach, war WeWork Cedet, das großartige Einrichtungen in einer noch besseren Lage bietet. Welche Funktionen der Plattform haben Sie bei der Bürosuche mit ShareSpace als besonders nützlich empfunden?

Mir gefällt, dass man mit dem Kommunikationspanel über ShareSpace ein Gespräch mit dem Büroverwalter führen kann. Für uns war es wirklich wichtig, dass ich alle büroverwaltungsbezogenen Dinge immer über ShareSpace erledige. Mein Zeitmanagement ist nicht so toll, und wenn ich wirklich Hilfe brauche, weiß ich, dass jemand da ist, der sich um die Dinge kümmert. Ich hatte das Gefühl, dass ShareSpace da war, um zu helfen und mich an den nächsten Schritt zu erinnern - dies zu lesen oder darauf zu antworten. Wie ich schon sagte, wir sind super digital. Wenn sich unsere Partner also auch für digitale Lösungen entscheiden - auch was das Signatur-Tool angeht - ist das wie Musik in meinen Ohren."

"Mir hat sicher die Suchmaschine gefallen, aber auch die Unterstützung durch die Berater. Ich finde es gut, dass es auf der anderen Seite Leute gibt - Kundenbetreuer, die wissen, wovon sie reden und die den Markt kennen. Wir haben von ihnen Ratschläge zu allen bürobezogenen Themen erhalten."

Können Sie uns ein wenig über Ihre Erfahrungen mit den ShareSpace-Tools erzählen?

Für mich war es offensichtlich und einfach. Mein erster Gedanke war: „Oh, das ist ja wie eine Suchmaschine für Büros“. Die meisten Menschen auf der Welt wissen, wie man eine Suchmaschine benutzt, und für mich ist es in diesem Fall sogar noch einfacher, ShareSpace zu benutzen, weil man mehr Möglichkeiten hat, das zu verfeinern, was man will. Es ist so übersichtlich, und man muss nicht viel herausfinden. Ich wusste, wie viele Leute ich dort haben wollte. Ich kannte den Ort, an dem ich das Büro haben wollte. Es war viel einfacher, als mit einer normalen Suchmaschine zu suchen.

Einer Ihrer Werte bei Tribe47 lautet: „Bei der Arbeit geht es darum, Ziele zu erreichen und dabei Spaß zu haben.“ Inwiefern ermöglicht Ihnen Ihr neues Büro, dies zu tun?

Zunächst einmal, wenn jeder das Gefühl hat, dass er Platz zum Zusammensitzen und Brainstorming hat, steigert das bereits die Effektivität! Wenn man sein Büro mag, kann man auch einfach nach der Arbeit bleiben und abhängen - in unserem WeWork-Büro gibt es Bierzapfanlagen - und das löst die Anspannung - man kann mit anderen aus dem Team reden, die verstehen, was man gerade durchmacht, und dann kann man wirklich nach Hause gehen und sich ausruhen. Als Personalverantwortlicher möchte ich wirklich, dass die Mitarbeiter ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben haben - das ist Teil unserer Unternehmenskultur - und ich glaube fest daran, dass der richtige Raum das unterstützt. Wenn mir dieses Büro nicht gefallen würde, hätte ich es wirklich schwer, unsere Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten.

Hat Ihr neues Büro nicht nur dazu beigetragen, dass sich alle engagieren, als Unternehmen wachsen und produktiv werden, sondern auch die Integration innerhalb der Firma gefördert?

Ja, auf jeden Fall! Ehrlich gesagt war mein einziges Ziel, neben der Einhaltung des von meinem CFO vorgegebenen Budgets, ein Büro zu finden, das den Leuten gefällt, denn unsere Unternehmenskultur zwingt niemanden, überhaupt ins Büro zu kommen. Der Raum muss die Menschen dazu ermutigen, Zeit miteinander zu verbringen. Wenn sich die Leute hier nicht wohlfühlen würden, würden sie nicht kommen.

Würden Sie ShareSpace anderen Unternehmen empfehlen, insbesondere solchen aus der digitalen Marketingbranche?

Ja, auf jeden Fall. Besonders für Unternehmen in meiner Branche! Jeder will Zeit sparen. Zeit ist Geld. Ich glaube, dass es bei B2B-Dienstleistungen darum gehen sollte, Zeit zu sparen, und ich glaube wirklich, dass ShareSpace das für mich getan hat, weil es im Grunde genommen Leute gibt, die alles für mich tun. Am Ende habe ich ihnen gesagt, was ich gerne schreiben würde. Also ja!

Sind Sie ein Start-up oder ein großes Unternehmen, das seinen Standort verlagert oder expandiert und auf der Suche nach einem Coworking Space in Warschau oder einem traditionellen Büro in Warschau ist? Mit ShareSpace war es noch nie so einfach, den Ort zu finden, an dem Sie Ihr Geschäft betreiben wollen. Nutzen Sie die ShareSpace-Suchmaschine, um die große Auswahl an Standorten auf dem Markt zu sehen. Wir bieten auch einen maßgeschneiderten 360°-Beratungsservice und eine On-Demand-App für die Buchung von Schreibtischen und Konferenzräumen.

Sie müssen uns nicht beim Wort nehmen

Sie müssen uns nicht beim Wort nehmen

Małgorzata Szturmowicz

Katarzyna Szymczak

Sanofaf Fathima

Patrycja Szostakowska

Krzysztof Istok

Paweł Chmielewski

Artem Kostenko

Bogdan Bancila

Martyna Łapaj

Aleksandra Yakunina

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Jolanta Łomakin

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Łukasz Berski