A mai munkaterületnek rugalmasnak és alkalmazkodónak kell lennie, hogy megfeleljen a modern munkaerő igényeinek. Amikor az EIT InnoEnergy optimalizálni kívánta hagyományos irodahelyiségeit a pandémiát követő változások fényében, a ShareSpace megkönnyítette egy optimalizált, kiszolgált iroda ésszerűsített bérleti tranzakcióját. Leültünk Jolanta Łomakinnal, az EIT InnoEnergy Central Europe vezetői asszisztensével, hogy megtudjuk a részleteket.
EIT InnoEnergy a világ egyik legnagyobb befektetője a fenntartható energetikai innováció területén. A vállalat az energetikai átmenet támogatására összpontosít, és vezető szerepet tölt be a fenntartható energia fejlesztésében, biztosítva az EU Green Deal és az európai dekarbonizációs célok eléréséhez szükséges technológiákat és készségeket.
Az EIT InnoEnergyt az Európai Innovációs és Technológiai Intézet (az Európai Unió kezdeményezése) és a fenntartható energia és ipar vezető globális innovátorai közé tartozó részvényesek támogatják. Ezek közé tartozik a TOTAL, az EDF, a Volkswagen, a Capgemini, a Schneider Electric és a Tauron.
"A választásunk fő szempontja a helyiség rugalmassága volt. [...] Biztosak akartunk lenni abban, hogy a vállalat számára a lehető legjobb döntést hoztuk. A ShareSpace konkrét adatokat szolgáltatott, amelyek lehetővé tették számunkra, hogy meghozzuk ezt a döntést."
-Jolanta Łomakin, az EIT InnoEnergy Central Europe vezetői asszisztense
Bemutatná az InnoEnergyt olvasóinknak?
Az InnoEnergy egy 2010-ben alapított európai vállalat. Az InnoEnergynél innovatív projektekbe fektetünk be a zöld átalakulás, azaz a megújuló forrásokból származó energia területén.
Az InnoEnergy a krakkói irodánkon kívül Németországban, Franciaországban, Svédországban, Portugáliában, Spanyolországban, Hollandiában és az Egyesült Államokban is jelen van.
Mesélne egy kicsit többet az InnoEnergynél bevezetett munkamodellről?
A világjárvány óta egy hibrid munkamodell keretében működünk. Bár tavaly ősszel felmerült az ötlet, hogy szinte teljes egészében visszatérjünk az irodai munkavégzéshez, a munkatársak annyira hozzászoktak a távmunka lehetőségéhez, hogy a vezetőségünk úgy döntött, továbbra is a hibrid munkamodell mellett marad. Az InnoEnergy Central Europe munkatársai a feladatkörüktől függően eldönthetik, hogy mikor szeretnének bejönni az irodába, és mikor szeretnének inkább otthonról dolgozni.
Mint korábban említette, a világjárvány rávilágított arra, hogy optimalizálni kell az irodahelyiségeket. Tudna erről többet mondani?
Bár az előző irodánk elég szép volt, jelentős mennyiségű helyet nem használtunk ki, mivel sok alkalmazott otthonról dolgozott. Emiatt az iroda üresnek és kihaltnak tűnt. Mondhatni, hiányzott belőle egy kis élet.
Kezdetben azt fontolgattuk, hogy maradunk egy hagyományos irodahelyiség bérlésénél. Idővel azonban rájöttünk, hogy hiába költözünk egy kisebb irodába, ez még mindig nem oldja meg az üres tér érzését. A következő lépés a kiszolgált iroda bérlése mellett döntöttünk. Megtetszett az ötlet, hogy más bérlőkkel megosztott közös helyiséget kapunk, ahol találkozhatunk és beszélgethetünk másokkal.
Milyen volt az iroda megtalálásának és bérlésének folyamata?
Először is meghatároztuk, hogy Krakkó melyik részén szeretnénk az új irodánkat elhelyezni. Abban a pillanatban, amikor eldöntöttük, hogy a kiszolgált iroda bérlése felé hajlunk, saját magunk végeztünk kutatást az elérhető helyszínekről. Ekkor bukkantunk rá a ShareSpace keresőmotorra, amelynek segítségével négy lehetséges irodát találtunk. A rendelkezésre álló szűrőknek köszönhetően sikerült leszűkítenünk a keresést. Ebben a szakaszban felvettük a kapcsolatot a ShareSpace-szel, további részletekről érdeklődve. Egy tanácsadó röviddel ezután felvette velünk a kapcsolatot.
Két munkanapba telt, mire megszerveztük az irodalátogatást, hogy mind a négy munkaterületet megtekinthessük. Maguk az irodalátogatások egy napot vettek igénybe. A későbbi döntéshozatali folyamat összetettebb volt, és egy kicsit több időt vett igénybe.
Mi volt a fő szempont, amely meghatározta, hogy melyik irodát választották?
A választásunk fő szempontja a helyiség rugalmassága volt. Amikor eljutottunk a végső két iroda közötti választás szakaszába, körülbelül másfél hónapig tartott, amíg beszéltünk a helyiségek üzemeltetőivel. A célunk az volt, hogy meghatározzuk, milyen változtatásokat lehet végrehajtani a térben. Biztosak akartunk lenni abban, hogy a lehető legjobb döntést hozzuk meg a vállalat számára. A ShareSpace konkrét adatokat szolgáltatott, amelyek lehetővé tették számunkra, hogy meghozzuk ezt a döntést.
Hogyan nézett ki az irodák üzemeltetőivel folytatott kommunikáció?
Az irodák meglátogatása után létrehoztak nekünk egy profilt [a ShareSpace-en], ami lehetővé tette számunkra, hogy kommunikáljunk a helyiségek üzemeltetőivel. Ez egy nagyon praktikus megoldás, mert minden kommunikáció éppen ezen az eszközön keresztül történhetett.
Hogyan felelt meg a ShareSpace-en keresztül megtalált iroda az elvárásaiknak?
Az új irodánk több szempontból is megfelelt az elvárásainknak. Van egy közös helyiség, maga a hely pedig modern és szépen berendezett. Az elhelyezkedés, a könnyű ingázási lehetőségekkel szintén magáért beszél. Az alkalmazottak különböző kényelmi szolgáltatásokat vehetnek igénybe, többek között kerékpárparkolót (számos kerékpárral ingázó munkatársunk van, így ez fontos tényező volt számunkra).
A funkcionális közös terület mellett jól kijelölt irodahelyiséget is szerettünk volna a vállalatunk számára. Több iroda mellett két kis helyiség is a rendelkezésünkre áll. Természetesen további helyiségek és telefonfülkék is foglalhatók.
Említette, hogy az InnoEnergy előző irodája hagyományos munkaterület volt, míg az új iroda egy rugalmas (kiszolgált) tér. Milyen különbségeket vett észre a korábbi és a jelenlegi irodamodell között?
Tisztán formai szempontból most kevesebb számlát kell intéznünk. Például már nem kell azon aggódnunk, hogy rendeltünk-e italokat, kávét vagy tisztítószereket... Mindezt biztosítják, és egy számlát kapunk mindezekről a szolgáltatásokról. Ez egy nagyon kényelmes megoldás.
Hogyan teszi lehetővé a kiszolgált iroda a hatékony kapcsolatépítést és a közösségépítést?
A közös helyiségek, főként a konyha a szomszédos étkezővel és társalgóval, kiválóan alkalmasak a többi irodabérlővel való kapcsolatépítésre. Ez volt az egyik olyan elem, ami miatt úgy döntöttünk, hogy a hagyományos irodabérletről a szolgáltatói irodabérletre váltunk. A világjárvány idején, amikor az irodában dolgozók száma jelentősen csökkent, hiányoltuk a több társas interakciót és az új kapcsolatok kiépítését, ami mindkettő fontos számunkra.
Már majdnem két hónap telt el az új helyre való költözés óta. Hogyan érzik magukat az alkalmazottak az új irodában?
Bár az előző irodában sok alkalmazott egy nyitott térben dolgozott, ez a rendszer nem működött teljesen jól.
Sok alkalmazott is támogatta, hogy kisebb munkaterületeken belül, csapatmunkában dolgozzanak. Most, az új irodában mindenki talál magának egy kis helyet, ami sokkal kényelmesebbé tette ezt a munkaterületet.
Adna valamilyen tanácsot más cégeknek, akik irodát keresnek?
Egy tanácsadóval való konzultáció valószínűleg a legjobb tanács, amit személyesen adhatnék az irodát kereső vállalatoknak. Ez óriási mértékben felgyorsítja az irodakeresési folyamatot. Mindig számíthattunk a tanácsadó szakértői tudására, és hasznát vehettük annak. Ide tartoznak például a formai és jogi kérdések, valamint a bérleti szerződéssel kapcsolatos ügyek, de nem csak ezek. Számíthattunk a helyiség funkcionalitásával és a vállalatunk egyedi igényeihez való igazításával kapcsolatos kérdésekben is. Ennek eredményeképpen figyelembe tudtuk venni a bérleti szerződés olyan potenciálisan fontos szempontjait, amelyekre korábban nem gondoltunk.
Keressen bérelhető irodát a ShareSpace segítségével
A ShareSpace a világ első végponttól végpontig tartó irodabérleti piactere, amely összeköti a vállalkozásokat a hagyományos és rugalmas helyiségek üzemeltetőivel. A ShareSpace egy komplex bérbeadási folyamatot fejlesztett ki, amely magában foglal egy keresőmotort valós idejű irodák elérhetőségével és árazásával, valamint egy funkcionális kommunikációs panelt. A vállalat úttörő szerepet játszott a blokklánc technológia alkalmazásában a bérleti szerződések biztonságos online aláírása során. Vegye fel a kapcsolatot tanácsadónkkal, vagy használja a ShareSpace keresőmotorját a kiszolgált és hagyományos irodák széles választékának felfedezéséhez. Böngésszen a krakkói hagyományos irodák és a krakkói coworking terek között.
